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4个维度+16个细节,解读最全KPI考核标准
51Callcenter.com   时间:2018-7-6   4PS呼叫中心国际标准研究中心     咨询电话:021-58307717

 在当下客户体验为王的时代,客服中心的服务越来越趋向精细化、数字化管理。KPI管理就成为一种有效的管理手段。通常,客服中心的运营管理者们通过分解运营目标制订各种KPI指标,那么怎样通过KPI指标来引导、规范一线客服行为?文章将从以下4个维度、16个细节帮你全面解读Kpi考核标准。

 
一客服中心经典KPI指标管理
 
接通率、服务水平、平均处理时长、平均振铃次数、平均排队时间的参考标准及改善措施是什么?
 
1 接通率  
 
行业标准:呼入式业务的接通率为≥80%,呼出式业务的接通率≥60%。
 
建议标准:呼入式业务的接通率≥85%,呼出式业务的接通率≥65%。
 
改进措施:呼入式业务是影响顾客满意度的一个重要的指标,与接通率相对应的是呼叫中心的顾客丢失率,如果接通率过低,说明有很多顾客无法接入呼叫中心,这会造成顾客的抱怨。此时,管理者和质量管理者应该立即寻找接通率过低的原因,并采取改进措施。接通率过低一般由两种原因造成:一是呼叫中心的通信系统出现问题,导致系统丢失顾客数据而使顾客无法接入到IVR或是人工座席。另一个是相对呼入量来说呼叫中心的座席资源过少造成的。呼叫中心为了尽可能的节省人工成本,会牺牲一部分顾客,允许有一定时长的顾客等待或丢失。但是管理者应该随时关注接通率状况,通过灵活调配座席资源使其保持在规定的KPI值之内。
 
而对于呼出式业务来说,接通率是数据质量的一个重要的体现,如果接通率过低的话,说明数据中有大部分数据的电话是错误的。接通率过低会浪费呼叫中心的时间资源从而会浪费呼叫中心的人力资源。当呼叫中心的呼出接通率过低的时间,管理者应该立即分析接通率低的原因,如果可以排除呼叫中心技术系统的问题,管理者就需要关注数据质量,分析数据质量,安排对数据库进行更新和维护,尽可能的保证数据的正确性,从而节省呼叫中心的外呼成本。数据更新的工作可以跟随每个项目的呼出任务同时进行,也可以安排呼叫中心的剩余人员进行数据核实,以保证数据质量。
 
2 服务水平  
 
行业标准:80%的电话在20秒以内做出应答。
 
建议标准:95%的电话在20秒以内做出应答。
 
改进措施:服务水平是衡量呼叫中心服务能力的重要指标,也是即影响客户满意度又影响呼叫中心成本的关键指标。呼叫中心在制定这个指标时,需要衡量满意度和成本之间的关系。如果指标定的过高会耗费呼叫中心大量的资源,过低会造成顾客等待时间过长,影响顾客的满意度。座席数量的配置与服务水平直接相关,质量管理者要随时关注服务水平状况,及时进行座席数据调配,以使呼叫中心在保持适当顾客满意度的基础上尽可能的降低成本。
 
3 平均处理时长 
 
行业标准:210-330秒
 
建议标准:60-180秒,但是不同业务需要制定不同的处理时间。
 
改进措施:平均处理时间是衡量呼叫中心单通电话处理速度的重要指标,它的高低直接与呼叫中心员工的工作能力相关,影响呼叫中心的成本。呼叫中心在关注平均处理时间时,要分开分析谈话时长、持线时长和后处理时长。谈话时长过短时可能不能有效解决顾客的问题,产生座席应付顾客的现象;谈话时长过长可能是座席的工作能力有问题,这个时间,质量管理者要加强监控,调出录音仔细分析问题发生的原因。座席在后处理时间里主要处理与通话有关的事务,呼叫中心应该致力于减少后处理时长,以控制呼叫成本。减少后处理时长的主要措施有:加快座席的录入速度、优化座席操作系统使界面具有亲和力、操作简单,减少不必要工作流程等。
 
4 平均振铃次数 
 
行业标准:2-3次
 
建议标准:2次
 
改进措施:平均振铃次数是影响顾客满意度的重要指标,顾客一般可以忍受的振铃次数为3次,否则会失去耐心而抱怨。呼叫中心需要严格控制电话振铃次数,以减少顾客等待时长,同时控制振铃次数也可以提高线路的使用率,从而节省呼叫中心的成本。质量管理需要经常检查这一个指标,如果不合乎要求,要及时采取纠正措施。可以通过对座席理念的培训、监控等等手段控制该指标。
 
5 平均排队时间 
 
行业标准:≤20秒
 
建议标准:≤15秒
 
改进措施:平均等待时长也是影响顾客满意度的重要指标,如果顾客等待时间过长,就会放弃本次呼叫,并再次进行拨打,这个时间,不仅使顾客产生抱怨,也增加了交换机的负担。直接影响平均等待时长的因素主要有座席量和呼叫量的匹配、座席的平均电话处理时长。改进平均处理时长可以通过对这两个指标的改进行来实现。
 
二客服管理者应该关注的指标
 
细节指标有:呼入项目占有率、一次性解决率、客户满意度、出勤率…
 
1 呼出项目占有率  
 
行业标准:≥90% 
 
建议标准:≥80% 
 
改进措施:占有率不仅衡量座席员工作负荷率的重要指标,也是呼叫中心成本控制的重要指标。如果占有率过低,说明员工在空闲状态的时间过长,座席数量相对于话务量来说配置过多。占有率过高会导致员工过于劳累从而不能保证接通率。所以当占有率过低的时间,管理者应该分析原因,如果是人为因素,即座席恶意将电话置忙或是做过多与工作无关的事务时,应该加强座席培训和监管。如果不是人为因素,管理者需要及时减少座席资源,以使座席工作饱和。如果占有率过高,管理就需要考虑增加座席数量了。 
 
2 一次性解决问题率  
 
行业标准:85%
 
建议标准:≥85% 
 
改进措施:一次性解决问题率是影响客户满意度的重要指标,如果顾客需要多次致电呼叫中心或是电话被多次转接后才能解决问题,客户就会对呼叫中心的工作能力和工作效率产生疑问,影响客户对呼叫中心信任度,如果呼叫中心受企业委托为顾客服务,顾客也会对企业的服务能力和服务态度产生怀疑。另外大量的回呼和转接会使呼叫中心成本大幅度增加。如果该指标过于低的话,管理者需要对问题进行分析,并采取相应措施。一般有几个方面:一、座席业务知识或工作经验不足导致不能一次解决顾客问题,此时管理者需要加强对座席的培训。二、呼叫中心问题解决流程不能支持座席员一次性的解决问题,此时,管理者需要对流程进行分析并进行改造。
 
3 客户满意度  
 
行业标准:无
 
建议标准:需要使客户100%的对我们的服务结果满意,并再次签单。
 
改进措施:如果出现客户对于服务结果不满意,质量管理者需要与客户进行深度的访谈,对客户的服务需求进行再分析和设计,制定严格的项目执行计划和控制方案,确保项目保质保量保时的完成。客户的满意度对于呼叫中心来说尤其重要,是呼叫中心的主要收益来源,呼叫中心的管理者和质量管理需要努力使服务超越客户的期望,深度开发客户的业务需求,提高客户的忠诚度。
 
4 出勤率  
 
行业标准:≥95% 
 
建议标准:根据项目数量的不同,制定不同的出勤率。但是基本要控制在90%以上。
 
改进措施:出勤率对于保证呼叫中心项目正常运营具有非常重大的意义。如果某个项目的出勤率一直较低,要进行详细的问题调查,分析是员工个体行为还是整个项目的普遍存在的问题,如果某个员工的原因,需要与员工进行充分沟通。如果是普遍存在的问题,需要检查公司激励机制和管理制度。
 
三培训质检关注的指标
 
细节指标有:业务考核成绩、监听合格率、服务态度投诉率…
 
1 业务考核成绩  
 
行业标准:无
 
建议标准:座席对业务知识的掌握程度直接影响到顾客的满意程度和工作效率,是呼叫中心进行质量管理的重要指标。要求座席的业务知识的考核成绩在80分以上。
 
改进措施:呼叫中心需要明确规定对座席业务知识熟练程度的要求。呼叫中心管理需要制定抽查或是考核的方法、内容、周期。对于不合格的座席要对其业务掌握程度进行分析,并寻求培训部的帮助,及时对员工进行指导和培训。如果大部分对某一业务知识掌握普遍较差,管理者需要将问题提交到培训部进行统一培训指导。质量管理者需要加强对业务知识的监听和指导。
 
2 监听合格率 
 
行业标准:无
 
建议标准:99%
 
改进措施:在呼叫中心监控、监听是服务质量管理的重要手段。质量管理人员必须对所监听的电话进行问题分析,找出服务不合格的原因,通过录音共享、座席自我监听、培训等手段提高座席的服务意识和服务质量。
 
3 服务态度投诉率  
 
行业标准:5
 
建议标准:≤3  
 
改进措施:服务态度投诉率是影响客户满意度的关键指标。呼叫中心应该通过服务素质培训、服务理念灌输、通话过程监听、录音保存、负强化等手段努力预防服务态度的投诉率。由于服务的一致性,当顾客产生投诉时,呼叫中心已经造到无可挽救的损失,所以呼叫中心应该致力于对投诉率的预防上。
 
四电销关键指标
 
细节指标有:日出呼出量、平均单呼成本、日成功量、呼出项目工作效率…
 
1 日呼出量  
 
行业标准:无
 
建议标准:根据业务不同,范围在150-350个之间。
 
改进措施:对于呼出项目,呼出量是实行目标管理的有效方法,但是呼出量必须与呼出成功量、数据质量配合使用。管理者需要定期检查座席的呼出量完成情况,对于经常不能完成的员工进行问题分析,帮助员工提高业务知识、呼出技巧、控制非工作事务的浪费等等。如果项目里有大部分员工不能达到要求,项目经理就需要考虑KPI值制定的合理性了,需要调整KPI值。
 
2 平均单呼成本 
 
行业标准:行业不同,标准不同。
 
建议标准:在实行项目管理制的呼叫中心,单呼成本也实行项目管理制,不同项目的单呼成本的标准不同。
 
改进措施:单呼成本是体现呼叫中心成本管理的重要指标,但是由于该指标受呼叫中心自身营建成本的影响过大,所以与行业的横向可比性不大。呼叫中心在进行单呼成本控制时,应该注重进行纵向比较,项目应该努力在保证客户满意度的情况使单呼成本越来越小。控制单呼成本可以通过提高座席服务能力、减少平均处理时长、允许稍微等待时长、减少座席不必要浪费、简化工作流程、优化操作界面、控制座席投入等等方法实现。
 
3 日成功量  
 
行业标准:无
 
建议标准:由于项目业务特点的不同,不同的项目往往具有不同的成功量KPI。
 
改进措施:成功量的管理是实行座席目标管理的常用且有效的措施。改进措施与对呼出量的改进措施类似。
 
4 呼出项目工作效率 
 
行业标准:≥70% 
 
建议标准:≥80% 
 
改进措施:呼出项目工作效率不仅衡量座席员工作负荷率的重要指标,也是呼叫中心成本控制的重要指标。如果工作效率过低,说明员工的工作不饱和。所以当工作效率过低的时间,管理者应该分析原因,如果是人为因素,即座席做过多与工作无关的事务时,应该加强座席培训和监管。如果不是人为因素,管理者需要及时调整呼出的其它KPI,通过提高日呼出量或是成功量的KPI值来提高工作效率,以最大化的利用座席资源,以使座席工作饱和。如果占有率过高,管理就需要考虑减少其它KPI指标,以使座席免于过度疲劳。
 
在此,总结一下:客服绩效考核说简单不简单,说难也不难, 里面的考核条件和标准可根据企业情况做适当修改,希望对大家有所帮助。毕竟对于客服中心的管理者来说,我们需要的是绩效精神,而不是绩效主义。
 
 
 
 


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本文编辑:小林    本文来源:51Callcenter.com    发布时间:2018-7-6
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